¿Qué hacer si falla un sistema de notificación interno?

¿Qué hacer si falla un sistema de notificación interno?

Los sistemas de notificación masiva son arquitecturas de comunicaciones unidireccionales que transmiten información a un grupo de personas en caso de una emergencia.

Estos sistemas han sido tradicionalmente utilizados por los primeros en responder (bomberos, policía, etc.), los militares y las agencias gubernamentales.

El Servicio Meteorológico Nacional de Estados Unidos, por ejemplo, utiliza un sistema de notificación masiva para transmitir advertencias de tormenta a aquellos que podrían verse afectados.

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Como protegerse?

Las grandes empresas han ido adoptando cada vez más sistemas de notificación masiva para uso interno.

Por ejemplo, un sistema de notificación interno podría usarse para alertar a los empleados que la oficina de la organización está cerrada debido a una tormenta de nieve.

De manera similar, se puede usar un sistema de notificación interno para alertar a los empleados de un incendio en otro piso del edificio.

Dichos sistemas se utilizan con más frecuencia en la planificación de recuperación ante desastres.

A medida que las comunicaciones masivas rápidas y confiables se vuelven más accesibles para las organizaciones privadas.

Además de tener planes para la recuperación de los datos, más compañías están estableciendo:

Sistemas de notificación en tiempos de desastre para comunicarse y organizar los esfuerzos de recuperación.

Debido a que las notificaciones masivas se utilizan para transmitir información sensible al tiempo y que puede salvar vidas, es sumamente importante que funcionen correctamente.

Las organizaciones que utilizan sistemas internos de notificación de emergencia deben probar periódicamente esos sistemas para verificar la funcionalidad adecuada.

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Estas pruebas deben realizarse con la frecuencia suficiente para que la prueba refleje el estado actual del sistema, pero no tan a menudo que las personas comiencen a ignorar las alertas.

Cuando las cosas van mal

¿Pero qué pasa si falla un sistema de notificación interno?

Si la falla ocurriera durante una emergencia real, entonces el curso de acción inmediato de la organización debería ser difundir la información de cualquier manera posible.

Después de todo, el tiempo suele ser de la esencia.

Tener un método de comunicación alternativo en su lugar ayudará a una organización a evitar la confusión una vez que el sistema se desactiva.

Si, por ejemplo, la organización utiliza un sistema automatizado basado en mensajes de texto, también podría distribuir un árbol de llamadas a los empleados para tener una copia de seguridad.

Los árboles de llamadas de emergencia pueden ser un poco más rudimentarios que un sistema automatizado.

Pero siempre que haya líneas telefónicas en funcionamiento, son una opción confiable.

En lugar de tratar de improvisar un árbol organizado sobre la marcha, tener uno ya determinado y accesible para el personal puede ayudar a asegurar que se contacte a todos de una manera razonablemente oportuna.

Si un sistema de notificación masiva falla durante una prueba de rutina, la falla se puede manejar de manera diferente porque no existe una necesidad inmediata de transmitir información de importancia crítica. Hay dos cosas que deben hacerse en tal situación.

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En primer lugar, la organización necesita revisar sus planes de contingencia.

Ya debería haber un plan de respaldo para la difusión de información crítica si falla el sistema de notificación interno primario.

Dado que el sistema principal no funciona, todos los involucrados deben saber cuál es el plan de respaldo y cuál será su función en caso de que ocurra una emergencia.

Este sería un momento oportuno para establecer o probar un árbol de llamadas, si ese es el plan de respaldo de su elección.

Lo segundo que debe hacer la organización es diagnosticar la causa del fallo.

La falla podría estar vinculada a algo tan simple como una interrupción de internet, o la causa subyacente puede ser más compleja.

Independientemente, el problema debe ser diagnosticado y remediado de manera expedita.

A partir de ahí, la organización debe revisar el problema y su solución, y comenzar a discutir las medidas que podrían evitar que el problema ocurra en el futuro.

FUENTE: Techtarget/Brien Posey

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